Come archiviare le proprie foto in modo efficace

Alberto Bevilacqua, classe 1961, fotoreporter dal 1987. Ha scattato in Europa, Africa, Asia, America e Australia e pubblicato su National Geographic Traveler France, Business Week, Capital, Nouvel Observateur, Panorama, Sunday Telegraph, Wired UK e un altro centinaio di testate. Cosa dite, ci possiamo fidare di lui?
Ha esperienza da vendere anche in fatto di archiviazione e infatti – tra le altre cose – ha insegnato presso l’Ordine dei Giornalisti del Veneto “gestione dei metadati nelle immagini fotogiornalistiche”. Cosa non semplice. Ma lui, giornalista pubblicista dal 1989, ha sviluppato un sistema di archiviazione preciso e pratico che gli consente di gestire il suo consistente archivio e trovare velocemente quello che gli serve.
Attualmente ha catalogato quasi 200.000 immagini, ma ne ha ancora un gran numero che sta archiviando. Sul suo sito si può vedere una piccola selezione delle foto prodotte in anni di carriera.

Io, con un pizzico di invidia (perché il mio archivio è organizzato in modo molto meno sofisticato), ho deciso di chiedergli di svelarmi un po’ dei suoi segreti..

Quali sono i fattori più importanti per potere archiviare le foto in modo da poterle ritrovare facilmente?
Le funzioni dell’archivio sono fondamentalmente due: la conservazione degli originali attraverso l’impiego di mezzi idonei; la capacità di rendere disponibili le immagini necessarie – e solo quelle – in tempi rapidi. Credo che gli elementi fondamentali di un buon sistema d’archivio siano la volontà e la determinazione ad impostare il lavoro di archiviazione ed a mantenerlo aggiornato ed efficiente nel tempo. Sono necessari un metodo e degli strumenti.

Quali?
Negli anni ho sviluppato un metodo personale – che ritengo ora estremamente efficiente – prendendo a prestito elementi dalla gestione dei data-base e dai sistemi tradizionali di archiviazioni di volumi e adattandoli all’uso da parte di un fotogiornalista o di un giornalista. Dovendo utilizzare come utente il sistema d’archivio che stavo costruendo, ho sempre prestato molta attenzione alla velocità d’aggiornamento così come al non dover mai inserire due volte la stessa informazione.
Ho creato un database che contiene tutte le informazioni sulle mie immagini e sulle persone ed attività a loro legate. Una delle decisioni che considero fondamentali è quella di lasciare il data-base aperto, privo blocchi che non permettano di proseguire senza immettere una certa informazione. Ogni informazione viene inserita nel momento in cui è disponibile, senza pregiudicare il funzionamento generale dell’archivio.

E gli strumenti?
Il mio archivio è costituito approssimativamente per metà da fotogrammi chimici (pellicole B/N e COL nei formati 110, 135, 6×6, 10×12, 6×50) e per metà da fotogrammi digitali di dimensioni diverse (formati Canon, Nikon, DNG, FFF). Lavoro quindi con materiali per l’archiviazione di pellicole (bustine di polipropilene, buste e scatole di cartone acid-free, cassettiere…) e con supporti digitali che nel tempo sono molto cambiati (sarebbe necessaria una trattazione specifica per la memorizzazione e il backup dei dati importanti, come sono ad esempio i Raw delle fotografie).
Dal lato software oggi lavoro principalmente su due piattaforme: il mio data-base personale sviluppato su Microsoft Access (che costituisce una sorta di CRM esteso) e il data-base delle immagini ospitato da Adobe Lightroom CC (che potrebbe essere sostituito da DxO, Capture One o altri).

Cosa intendi per CRM esteso?
Ho iniziato a lavorarci venti anni prima di sapere che cosa fosse un CRM, di fatto gli assomiglia molto. Lo definisco esteso perché ha diramazioni specifiche per il lavoro del fotogiornalista senza limitarsi all’archivio delle foto. In pratica, la parte dell’archivio strettamente legata alle immagini e alle loro caratteristiche (data di scatto, data di pubblicazione, persone ed eventi fotografati…) viene gestita da Lightroom, poi c’è un’altra parte (gestita da un data-base ideato e scritto da me) che ha a che fare con fatturazione, contatti aziendali, schede più approfondite relative ai servizi, conti correnti, pagamenti, attrezzatura acquistata e venduta, i compleanni delle persone a cui voglio fare gli auguri e molto altro ancora.
Gli intrecci di dati tra queste varie informazioni mi hanno consentito, per esempio, di scoprire avere già dei contatti per certe aziende alle quali avrei voluto propormi, oppure di trovare i contatti utili per raggiungere certi personaggi da fotografare, ritrovare miei studenti che hanno fatto carriera..Diciamo che un modo molto pratico per organizzare tutti i miei dati e trovare anche quello che non ricordo di avere.

Hai personalizzato anche Lightroom?
In Lightroom ho installato diversi plug-in che non sono forse indispensabili ma certamente facilitano il mio flusso di lavoro in più momenti. Tra gli altri: jf Bulk Develop, che permette di applicare le impostazioni di riduzione rumore specifiche per ogni fotogramma, con un’unica operazione su un numero altissimo di file. Di nuovo, mia preoccupazione sempre presente è quella di ridurre al minimo il lavoro manuale dell’operatore.

In pratica quando hai scattato un servizio come procedi?
Il mio flusso di lavoro è molto lineare. Generalmente ripeto le stesse operazioni nello stesso ordine, pur all’interno di un percorso non semplicissimo a prima vista. Standardizzare le operazioni rende il lavoro quasi automatico e facilmente memorizzabile. Immediatamente dopo l’importazione in Lightroom dei Raw unitamente ai Jpg corrispondenti (in genere scatto in Raw + Jpg per avere anche una copia a basso ingombro), rinomino i file assegnando un codice parlante univoco che costituisce il cuore del sistema d’archiviazione. Il codice è alfanumerico e leggerlo è molto semplice conoscendone il significato. Assegno anche un nome in chiaro al servizio (per esempio Festival Del Cinema Di Venezia 2020). Separo poi i Raw, che entrano nell’archivio di lavoro (cioè quello che sto utilizzando e modificando) dai Jpg, che entrano nell’archivio storico (quello che non tocco più). Successivamente opero tre serie di selezione sui Raw (scelte, riserve, scarti), cancellando fisicamente la terza scelta (che rimane però memorizzata tra i Jpg, non si sa mai). Proseguo assegnando una valutazione di merito alla prima scelta. La seconda scelta rimane come riserva.
Quindi inizio le operazioni che Lightroom chiama di sviluppo, partendo da predefiniti personali e adattandoli ai singoli gruppi di immagini. Utilizzo estensivamente i predefiniti in tutte le fasi della lavorazione, dall’importazione all’esportazione. In questo modo minimizzo la possibilità di errore e soprattutto risparmio un tempo incalcolabile nel lavoro complessivo.

Non usi Photoshop?
Dieci anni fa per il mio flusso di lavoro di post-produzione usavo Photoshop. Non ho mai fatto un test serio ma direi che oggi riesco a processare una quantità di immagini dalle 10 alle 20 volte maggiore.

In genere abbiamo le immagini in RAW, quelle scelte e sviluppate, poi post prodotte, una versione per la stampa, una per l’online, le riserve, gli scarti..Come suggerisci di organizzare le immagini?
Il suggerimento è sempre quello di semplificare. Ritengo un grave errore moltiplicare le immagini in file di formati diversi, o peggio ancora in versioni diverse con lo stesso formato. Altrettanto sbagliato, tranne che in pochi casi specifici, ritengo creare più di un catalogo Lightroom.
Non dovrebbe esserci più di un singolo file (Raw, ogni volta che sia possibile) per ogni singola immagine. Le varianti sono naturalmente una necessità comune e si possono gestire come copie virtuali in Lightroom, senza dover duplicare il file originale. Nella quasi totalità dei casi esporto le immagini direttamente a destinazione, cioè senza esportare le immagini sul mio hard disk per poi spedirle. Non faccio creare a Lightroom una copia da spedire. Uso dei plug-in che mi permettono di esportare dall’interno di Lightroom direttamente, per esempio, al mio archivio di Photoshelter oppure ai server di stampa o alle riviste. In questo modo, non creando alcuna copia provvisoria che poi devo cancellare, il flusso di lavoro è semplificato.

Che consigli dai a chi comincia adesso a creare un archivio?
A chi sta per iniziare l’attività e quindi ad avere necessità di organizzare il proprio lavoro consiglio di rassegnarsi all’idea che tenere bene un archivio sia essenziale. Può informarsi in rete, seguire tutorial e corsi ma ad un certo punto deve decidere di adottare una gestione che non può essere troppo semplicistica e soprattutto deve essere determinato a seguirla a tempo indeterminato.
Tra i vecchi fotogiornalisti l’archivio veniva chiamato la pensione del fotografo. In ogni caso un archivio ben organizzato e ben mantenuto è la base per qualunque impiego e qualunque vendita del proprio lavoro passato e futuro.

E a chi, invece, ha già un archivio ma non è ben organizzato?
Un archivio, che magari contiene decine o centinaia di migliaia di immagini, che non sia bene organizzato mi sembra assomigliare ad uno scatolone da trasloco riempito a palate di diapositive. Alcune sono unite all’interno di una scatoletta, altre riportano indicazioni sul telaietto e complessivamente si tratta di una quantità enorme di materiale preziosissimo ma..inutilizzabile. A chi avesse un archivio in queste condizioni consiglio caldamente di superare lo choc causato dalla presa di coscienza e di percorrere i passaggi indicati prima.

Temo proprio di appartenere a quella categoria..
È sufficiente partire dalle fotografie di oggi e tenersi aggiornati man mano su quelle di domani. Per quelle di ieri basterà andarle a recuperare e inserirle in un archivio aggiornato man mano che se ne presenta la necessità (la richiesta di un cliente, la ricerca per un concorso, ecc.). Non è indispensabile affrontare il lavoro tutto insieme.

L’importante è avere una buona impostazione e poi il lavoro si può fare poco per volta, giusto?
Le fondamenta sono la bontà del progetto di archivio, la sua coerenza e la determinazione nel suo aggiornamento. C’è poi una serie quasi infinita di scorciatoie, metodi alternativi, plug-in, salti di bug e trucchi che aiutano a risparmiare una grande quantità di tempo.

Per chi avesse bisogno di aiuto per affrontare casi specifici, saresti disponibile per delle consulenze?
Ho sviluppato la mia struttura di archivio per le mie esigenze personali. Negli anni l’ho sperimentato e l’ho fatto verificare a colleghi ed informatici. Sto valutando la possibilità produrlo e venderlo sul mercato. Sono molto sicuro della bontà del progetto, principalmente per il fatto che continuo ad utilizzarlo come utente io stesso e che non ho mai trovato un equivalente sul mercato. Mi farà quindi molto piacere accettare, se ve ne fossero, richieste di consulenza su questi temi.

Quali sono i vantaggi di avere un archivio fatto bene?
A quanto già detto posso aggiungere: la facilità di vendere le proprie fotografie. Sia che il fotografo si occupi della vendita personalmente, sia che la affidi ad un agente, o ad un sito web, l’efficienza dell’archivio e la bontà dell’indicizzazione saranno la chiave per permettere al maggior numero possibile di persone di raggiungere il maggior numero di fotografie. E questo senza rischiare di deludere i potenziali clienti con dei risultati di ricerca non pertinenti.

L’aspetto più difficile?
La costanza nel mantenere l’archivio e la propria mente aggiornati.

Concludo la mia chiacchierata un po’ preoccupato pensando al lavoro che dovrei fare per migliorare l’efficienza del mio archivio. Nello stesso tempo, mi sento sollevato sapendo che posso contare sui preziosi consigli di un collega che – volendo – è anche disponibile a dare consulenze. Per il momento lo ringrazio per tutto quello che ha condiviso, informazioni preziose che sono già un grande aiuto per me e, immagino, anche per chi ha letto fin qui.